Informativa clienti

INFORMATIVA EX ART. 13 DEL REGOLAMENTO EUROPEO N. 2016/679 (GENERAL DATA PROTECTION REGULATION – GDPR)

POLICONSUL SRL , Soc. Unipersonale, con sede in VIA LEONARDO DA VINCI 2 – SAN ZENO NAVIGLIO (BS), P. IVA 03569170172 (in seguito, “Titolare”), in qualità di Titolare del trattamento, Vi informa, ai sensi dell’art. 13 D.Lgs. 30.6.2003 n. 196 (in seguito, “Codice Privacy”) e degli art. 13 e 14 Regolamento UE n. 679/2016 (in seguito, “GDPR”), che i dati personali da Voi forniti saranno trattati con le modalità e per le finalità di seguito riportate.

1. Oggetto del Trattamento
Il Titolare tratta i dati personali identificativi (ad esempio nome, cognome, indirizzo, recapiti telefonici, indirizzo e-mail, PEC email, riferimenti bancari e di pagamento, genere, luogo e data di nascita, codice fiscale, estremi di documenti di riconoscimento, firme autografe) – in seguito, “dati personali” o anche “dati”, da Voi comunicati in occasione della sottoscrizione o dell’espletamento contratti di consulenza o nelle fasi preliminari di richiesta di informazioni finalizzate alla stipula degli stessi o nella fase di adesione e partecipazione a corsi/webinar, Vostra o dei Vostri dipendenti, o in occasione della richiesta di iscrizione alla newsletter.

2. Finalità del trattamento e base giuridica
I dati personali da Voi forniti sono trattati per le seguenti finalità:

Finalità 2.A di Servizio, senza il Vostro preventivo consenso espresso in conformità con quanto prescritto dall’art. 6 comma 1 lett. b) del GDPR:

  • elaborare ed evadere le richieste di informazioni, assistenza e di offerta pervenute;
  • adempiere agli obblighi precontrattuali, contrattuali, fiscali e contabili derivanti dall’esecuzione della prestazione da Voi richiesta;
  • concludere i contratti per i servizi di consulenza e assistenza del Titolare;
  • consentire la partecipazione a seminari/eventi organizzati in modalità webinar;
  • consentire la partecipazione a corsi di formazione (in aula, in videoconferenza o on-line);
  • adempiere agli obblighi previsti dalla Legge, da un regolamento, dalla normativa comunitaria o da un ordine dell’Autorità;
  • esercitare i diritti e/o legittimi interessi del Titolare (ad esempio il diritto di difesa in giudizio) salvo che non prevalgano i legittimi interessi, diritti e libertà dell’interessato;

Finalità 2.B di Marketing, con il Vostro preventivo consenso espresso in conformità con quanto prescritto dall’art. 6 comma 1 lett. a) del GDPR:

  • invio di comunicazioni e newsletter per finalità di informazione e promozione commerciale di servizi offerti dal Titolare, di eventi/iniziative, di aggiornamenti riguardanti il calendario corsi e rilevazione del grado di soddisfazione sulla qualità dei servizi, per il tramite di diversi canali, sia elettronici e telematici (e-mail, sms, ecc.) che tradizionali (posta cartacea, telefono, ecc.). In tali casi, il trattamento dei dati personali sarà basato esclusivamente sul Vostro consenso libero e specifico. Il Vostro consenso potrà essere revocato in ogni momento senza pregiudicare la liceità dei trattamenti effettuati prima della revoca.

 Attività amministrative e di gestione operativa legate ai servizi forniti verranno gestite con o senza il consenso secondo i criteri sopra esposti ai punti 2.A e 2.B.

Ai sensi del comma 3 dell’art. 7 l’interessato ha il diritto di revocare in qualsiasi momento il proprio consenso, con le modalità sotto riportate.

3. Natura del conferimento dei dati e conseguenze del rifiuto

Finalità 2.A : Il conferimento dei dati è obbligatorio per l’evasione della richiesta pervenuta. In loro assenza, non potremo assicurare la corretta gestione del rapporto contrattuale instaurato e la partecipazione ai corsi erogati.

Finalità 2.B : Il conferimento del consenso è facoltativo. Potete quindi decidere di non conferire alcun dato o di negare successivamente la possibilità di trattare dati già forniti: in tal caso, non potrete ricevere comunicazioni commerciali e materiale pubblicitario inerenti ai Servizi offerti dal Titolare. Continuerete comunque ad avere diritto ai Servizi di cui ai punti 2.A).

4. Modalità di trattamento e conservazione
Il trattamento dei dati personali è realizzato per mezzo delle operazioni indicate all’art. 4 Codice Privacy e all’art. 4 comma 2 GDPR e precisamente: raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione, cancellazione e distruzione dei dati. I dati personali sono sottoposti a trattamento sia cartaceo che elettronico e/o automatizzato, nel rispetto di quanto previsto dal Regolamento europeo. Il trattamento dei dati avverrà mediante strumenti idonei a garantire la sicurezza e la riservatezza e potrà essere effettuato anche attraverso strumenti informatici.

I dati personali conferiti per le finalità 2.A saranno conservati per il tempo necessario all’espletamento delle stesse e, decorso tale periodo, per i 10 anni successivi per finalità contabili e fiscali, come secondo la normativa vigente. Specificatamente per i dati Personali raccolti per finalità riconducibili all’interesse legittimo del Titolare saranno trattenuti sino al soddisfacimento di tale interesse.

I dati personali conferiti per le finalità 2.B saranno conservati per il tempo necessario all’espletamento delle finalità di invio newsletter per scopo di informazione e promozione commerciale e fino alla richiesta di cancellazione inviata dall’interessato, comunque non oltre 24 mesi dall’ultima comunicazione di cui abbia evidenza di interazione diretta (click, apertura, risposta).

Inoltre, il Titolare potrebbe essere obbligato a conservare i Dati Personali per un periodo più lungo in ottemperanza ad un obbligo di legge o per ordine di un’autorità.

Per il perseguimento delle finalità sopra indicate, il trattamento dei dati è consentito, oltre che da parte del personale del Titolare, anche eventualmente da soggetti terzi chiamati a svolgere specifici incarichi per conto del Titolare stesso. Questi, interni ed esterni al Titolare, sono nominati Incaricati o Responsabili del Trattamento, e comunque sono autorizzati al trattamento dal Titolare, nel rispetto delle vigenti disposizioni in materia di tutela dei dati personali.

5. Accesso ai dati personali
I Vostri dati potranno essere resi accessibili per le finalità di cui sopra:

  • a dipendenti e collaboratori del Titolare, nella loro qualità di soggetti incaricati e/o responsabili interni al trattamento e/o amministratori di sistema
  • a soggetti esterni per finalità di gestione contabile, fiscale e dei pagamenti (es. commercialista, istituto bancario, ecc..)
  • a società terze (ad. esempio tecnici addetti all’assistenza hardware e software) che svolgono attività in outsourcing per conto del Titolare, nella loro qualità di responsabili esterni del trattamento
  • a eventuali altri soggetti (interni o esterni) individuati dal Titolare per l’attuazione delle finalità di cui alla presente informativa
  • a società di consulenza della cui collaborazione si avvale il Titolare
  • a docenti interni o esterni nella qualità di soggetti formatori

6. Comunicazione dei dati
Senza la necessità di un espresso consenso (ex art. 24 lett. a), b), d) Codice Privacy e art. 6 lett. a),e c) GDPR), il Titolare potrà comunicare i Vostri dati per le finalità di cui ai punti 2, per quanto di rispettiva competenza, nel rispetto delle finalità indicate e del principio di pertinenza e non eccedenza a Organismi di vigilanza, Autorità giudiziarie, nonché a quei soggetti ai quali la comunicazione sia obbligatoria per Legge, per l’espletamento delle finalità dette. Detti soggetti tratteranno i dati nella loro qualità di autonomi titolari del trattamento. I dati raccolti non saranno diffusi.

7. Trasferimento dati
La gestione e la conservazione dei dati personali avviene anche in Paesi Extra-UE. Il trasferimento verso un Paese extra-UE è garantito da un livello di protezione adeguato, riconosciuto da apposita decisione di adeguatezza della Commissione Europea. Resta in ogni caso inteso che il Titolare, ove si rendesse necessario, avrà facoltà di spostare l’ubicazione dei server in Italia e/o Unione Europea e/o Paesi extra-UE. In tal caso, il Titolare assicura sin d’ora che il trasferimento dei dati avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili stipulando, se necessario, accordi che garantiscano un livello di protezione adeguato e/o adottando le clausole contrattuali standard previste dalla Commissione Europea.

8. Diritti dell’interessato
Nella Vostra qualità di interessati, avete i diritti di cui all’art. 15 GDPR e precisamente i diritti di:
1. ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che Vi riguardano;
2. ottenere l’indicazione: a) dell’origine dei dati personali; b) delle finalità e modalità del trattamento; c) della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici; d) degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi dell’art. 3, comma 1, GDPR; e) dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati;
3. ottenere: a) l’aggiornamento, la rettifica ovvero, quando avete interesse, l’integrazione dei dati; b) la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati; c) l’attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato;
4. opporsi, in tutto o in parte: a) per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che Vi riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta; b) al trattamento di dati personali che Vi riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale.
Ove applicabili, avete altresì i diritti di cui agli artt. 16-21 GDPR (Diritto di rettifica, diritto all’oblio, diritto di limitazione di trattamento, diritto alla portabilità dei dati contrattuali e grezzi di navigazione, diritto di opposizione), nonché il diritto di reclamo all’Autorità Garante.

9. Modalità di esercizio dei diritti
Potrete in qualsiasi momento esercitare i diritti scrivendo all’indirizzo di posta elettronica clienti@policonsul.it oppure policonsul@pcert.it o inviano una raccomandata A.R. al seguente recapito: POLICONSUL SRL, Via Leonardo Da Vinci, 2, 25010 San Zeno Naviglio (BS).
Per i trattamenti di cui al punto 2.B delle finalità è possibile revocare il consenso anche cliccando sull’apposito link di disiscrizione che potrete trovare nel footer di ogni mail promozionale e commerciale ricevuta.

10. Titolare, responsabile e incaricati
Il Titolare del trattamento è POLICONSUL SRL SOC. UNIP.
Il responsabile del trattamento è il legale rappresentante pro-tempore.
L’elenco dei responsabili al trattamento è presente e aggiornato in azienda.

11. Responsabile della Protezione dei dati (RDP o DPO)
Per la natura dei trattamenti dati effettuati, POLICONSUL SRL SOC. UNIP., CF e P.IVA 03569170172 non necessita di nomina di un RDP o DPO.

12. Qualora i dati personali non siano ottenuti presso l’Interessato
Ai sensi dell’art. 14 paragrafo 2 lettera f del Regolamento UE 2016/679, qualora i dati personali non siano ottenuti presso l’interessato, possibili fonti potranno essere principalmente Pubbliche Amministrazioni e fonti accessibili al pubblico. Tali dati verranno trattati secondo le prescrizioni dei paragrafi 3 e 5 dell’art. 14 del Regolamento UE 2016/679.

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